Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 

(Ban hành kèm theo Quyết định số 105/QĐ-CTHADS ngày 27/5/2022 của Cục trưởng Cục thi hành án dân sự) 

 1. Mục đích 

Thực hiện thống nhất các trình tự, thủ tục về việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang. 

2. Phạm vi điều chỉnh 

Quy trình này được áp dụng đối với việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ  quan thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang. 

3. Nội dung 

Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan thi hành án dân sự tỉnh Tuyên  Quang bao gồm các bước theo trình tự sau đây: 

Bước 1. Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý (theo mẫu) 

Bước 2. Giao, nhận tài liệu (Biên bản giao, nhận tài liệu theo mẫu) Bước 3. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý Bước 4. Vệ sinh sơ bộ tài liệu 

Bước 5. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: – Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (theo mẫu); – Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (theo mẫu); 

– Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (theo mẫu). 

Bước 6. Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại 

Bước 7. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định  giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ 

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ 

– Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ 

– Biên soạn tiêu đề hồ sơ 

– Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa 

– Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ 

– Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

2 

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng  chưa đạt yêu cầu 

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc và tiến hành chỉnh  sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu. 

Bước 8. Biên mục phiếu tin (theo mẫu) 

Bước 9. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin Bước 10. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại 

Bước 11. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin 

Bước 12. Biên mục hồ sơ 

– Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên 

– Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn 

– Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc 

Bước 13. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ 

Bước 14. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ 

Bước 15. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào  bìa hồ sơ 

Bước 16. Đưa hồ sơ vào hộp 

Bước 17. Viết và dán nhãn hộp (theo mẫu) 

Bước 18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá 

Bước 19. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý 

Bước 20. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu 

Bước 21. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin 

Bước 22. Lập mục lục hồ sơ 

– Viết lời nói đầu 

– Lập các bản tra cứu bổ trợ 

– Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu 

– Đóng quyển mục lục (03 bộ) 

Bước 23. Xử lý tài liệu loại 

– Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (theo mẫu) 

– Viết thuyết minh tài liệu loại 

– Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại) 

– Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại  (nếu có).

3 

Bước 24. Kết thúc chỉnh lý: 

– Kiểm tra kết quả chỉnh lý (các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); đánh mục tài liệu  loại của phông); kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý và tổ chức nghiệm thu; 

– Bàn giao tài liệu; 

– Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý; 

– Hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý.

---

Bình luận qua Facebook